Tips para auditar la toma física de inventarios de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría

Se acerca el cierre contable, y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte de la Administración de la Compañía es efectuar un conteo de las existencias del inventario con corte a 31 de diciembre de 2012 o una fecha cercana al cierre en la que participen sus auditores. 

Para el Auditor, es necesario estar presente en el momento del conteo físico y realizar procedimientos de auditoría que le permitan sentirse satisfecho en cuanto la existencia y condición del inventario. 

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario. 

Procedimientos de Auditoría según la NIA 501 

Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de: 

a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para: 

• Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario 
• Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración 
• Inspeccionar el inventario 
• Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y 

b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario. 

En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros. Este procedimiento implica un trabajo extra, pero siempre resulta efectivo.

En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del periodo intermedio. 

Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705, lo que implica que la opinión será distinta de la limpia. (Dependerá de la materialidad y el juicio del auditor).

Por otra parte, el auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia valida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos: 

• Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condición del inventario. 
• Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en poder del tercero. 

Cómo llevar a cabo la toma física del inventario?

Dependerá de la naturaleza de los inventarios la forma en como se realiza la toma física de inventarios, por tanto debe considerarse: 

Inventarios Financieros.- El proceso de Toma Física de Inventarios se centra en la valorización del stock físico según los precios o costes que usted nos suministra. A partir de dicha valorización usted contará con un saldo de inventario que le permitirá tener cifras claras y exactas acerca de las inconsistencias del mismo.

Inventarios por Unidades.- Se realiza el conteo del inventario capturando la información en función de los códigos de los artículos, aunque si Ud. lo requiere también se puede hacer el levantamiento de características tales como descripciones, tallas, colores, peso, fecha de caducidad, ubicación, número de lote, etc.

Inventarios de Activos.- Auditamos su base de datos de Activos (bienes en uso) o en caso de no disponer de ella, podemos levantarla.

Inventarios en poder de Terceros.- Podemos auditar a sus franquiciados o consignatarios determinando así si las ventas fueron o no reportadas en el momento y en la forma precisa evitando de tal forma costos ocultos.

Inventarios Cíclicos.- Establecemos un cronograma anual acorde con las necesidades específicas de su empresa, para asegurarnos de medir correctamente los índices de error a los que está sujeto su stock y detectar oportunamente las desviaciones del mismo.

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