FORMACION Y LEGALIZACION DE SOCIEDADES EN EL SALVADOR

Investigación realizada por:

Nora Alicia R. Guardado 

Prefacio.

El desarrollo económico en El Salvador esta determinado por la gran cantidad de empresas medianas y pequeñas catalogada como MIPYMES, entes que son clave en la dinamización de la economía, sin embargo es importante hacer notar que la informalidad del sector empresarial en nuestro país esta concentrada en este rubro, ya que gran parte de las empresas o negocios son extralegales, es decir que no están constituidas legalmente.

En tal sentido y con el propósito de contribuir a la dinamización e inserción de los pequeños negocios al sector formal empresarial, se prepara el presente Material como una herramienta importante que permitirá a estudiantes y pequeños empresarios emprendedores a  conocer en detalle cuales son los requisitos legales que deben cumplir y comprender los beneficios de realizar negocios en el mercado formal, tanto para empresas y negocios ya establecidos o nuevos emprendimientos.

El presente trabajo es un instrumento dinámico, ya que debido a los constantes cambios que se generan en nuestro aparato estatal, cada uno de los pasos y requisitos aquí mencionados, pueden modificarse en cualquier momento, por tanto es necesario que el lector realice una serie de investigaciones adicionales a la presente lectura.

SOCIEDAD Vrs. EMPRESA

Como una breve introducción al marco conceptual del presente trabajo, es necesario que el lector conozca las principales diferencias que existen entre una sociedad y una empresa, de ahí que se hace necesario presentarles a continuación las presentes definiciones.

EMPRESA.

El vocablo empresa, según el diccionario jurídico de Guillermo Cabanellas, establece que empresa es la unidad de producción o de cambio basada en el capital y que persigue la obtención de beneficios a través de la explotación de riqueza, de la publicidad y del crédito, etc., por otro lado el código de comercio vigente en nuestro país, en su artículo numero 555 establece que empresa es un bien mueble, que esta constituida por un conjunto coordinado de trabajo ( Personal), de elementos materiales (Propiedad, Planta y Equipo) y de valores incorpóreos ( Activos Intangibles), con objeto de ofrecer al publico, con propósito de lucro y de manera sistemática, bienes y servicios.

En este sentido la palabra empresa la podemos definir como una cosa mercantil que puede ser transmitida de una persona a otra, por tanto una empresa puede ser manejada y controlada por una persona jurídica (Ente que no siendo persona física, es susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones), tal persona jurídica es conocida como sociedad.

SOCIEDAD.

En sentido muy amplio, sociedad se refiere a cualquier agrupación o reunión de personas o fuerzas sociales, sin embargo nuestro código de comercio establece que sociedad es el ente jurídico resultante de un contrato solemne, celebrado entre dos o mas personas que estipulan poner en común, bienes o industrias, con la finalidad de repartir entre si los beneficios que provengan de los negocios a que van a dedicarse.

Atendiendo a las definiciones anteriores podemos decir que empresa es un bien mueble controlado por un ente jurídico llamado sociedad, ente que a su vez necesita tener una personería jurídica que le de potestad para controlar y dirigir la empresa, dicha personería es obtenida mediante un contrato celebrado entre dos o mas personas físicas, no obstante tener personería jurídica dicha sociedad debe ser representada por una persona física a quien llamara representante legal o administrador único, según corresponda.

¿COMO SE CONSTITUYEN LAS SOCIEDADES EN EL SALVADOR?

En El Salvador, las empresas o sociedades pueden tener como socios a personas naturales o jurídicas (empresas), se requiere un mínimo de 2 socios para constituir una sociedad salvadoreña, y su capital mínimo de función es de USD $2,000.00, conforme a las reformas al Código de Comercio, vigentes a partir del 7 de julio de 2008.

Información y Documentos necesarios para la celebración del Pacto Social.

      Número de Identificación Tributaria - NIT- de los socios.

      Documento Único de Identidad (DUI), Carné de Residente ó Pasaporte de cada uno de los socios; para el caso de ser accionistas otras empresas se requiere los documentos de fundación de la sociedad y credenciales que acrediten la personería de la sociedad.

      Nombre con el que se pretende denominar a la Sociedad (Se debe investigar sí esta disponible su uso en el Registro de Comercio)

      Finalidad: El giro o actividad principal a lo que se dedicará la sociedad.

      Capital Social: Las reformas a la ley relacionada al principio, expresan que tanto para salvadoreños como para Extranjeros el Capital Social como mínimo debe ser de USD $ 2,000.00, de los cuales deberán pagarse con cheque certificado de un Banco salvadoreño a nombre de la nueva Sociedad, la cantidad total o USD $ 100.00 (que es el 5% del capital mínimo requerido) El saldo del Capital social se pagará en un plazo no mayor de UN año.      El porcentaje de participación accionaria para cada socio; forma en que se repartirán las acciones.

      Quien será el Representante Legal y quien será el suplente o como estará conformada la Junta Directiva.

      Con la información y documentos arriba detallados, se otorgará la Escritura de constitución de sociedad, y se inscribirá en el Registro de Comercio en un plazo promedio de 5 días hábiles.

      Se elaborará un documento privado que contenga los estatutos de la sociedad constituida, en los que se desarrollarán los derechos y obligaciones que existen entre ella y sus socios; y posteriormente se depositarán en el Registro de Comercio, en un plazo promedio de 2 días hábiles.

“Es importante hacer notar que si los socios ó alguno de ellos no pueden asistir personalmente a firmar la escritura de constitución de la sociedad ante el notario, podrá hacerlo por medio de un Poder.”

TRAMITES INICIALES PARA LAS NUEVAS SOCIEDADES QUE OPEREN EN EL SALVADOR

INSCRIPCION ANTE EL MINISTERIO DE HACIENDA

Obtención de NIT

a) Personas Naturales:

1.       Si los trámites son realizados por una persona autorizada debe presentarse el Formulario F-210 completamente lleno y firmado por el contribuyente y autorización autenticada en la que se indique el número de folio del formulario antes referido, nombre y número de DUI. de la persona que realizará el trámite y la gestión específica a realizar en el Ministerio de Hacienda, debiendo presentar original y fotocopia simple y legible del DUI o pasaporte (sólo para extranjeros) del contribuyente, y fotocopia simple y legible del DUI de la persona autorizada para efectuar el trámite.

2.       Si el trámite es realizado a través de apoderado, debe anexar original y fotocopia simple y legible del poder en el cual debe señalarse el trámite específico a efectuar en el Ministerio de Hacienda, anexar fotocopia simple y legible del DUI o pasaporte (extranjeros) del contribuyente y del apoderado. Si se trata de salvadoreños residentes en el extranjero, presentar DUI. o pasaporte salvadoreño vigente, o pasaporte de país de residencia y certificación de partida de nacimiento reciente con modificaciones o marginaciones si las tuviere. Si el apoderado autoriza a otra persona a efectuar trámite, se deben cumplir además los requisitos de trámites con autorización.

Mayores de 18 años

3.       Documento Único de Identidad (DUI).

4.       Comprobante de pago.

5.       Si comparece personalmente no necesita llenar el Formulario F-210, ya que le será completado por el personal del área de registro de contribuyentes de forma automatizada.

Menores de 18 años

6.       Presentarse uno de los padres, tutor, curador, procurador o apoderado, adjuntando la documentación que compruebe la calidad con la que actúan.

7.       Certificación de Partida de Nacimiento del menor.

8.       DUI, Pasaporte (Extranjeros) y NIT del padre o madre del menor, tutor, curador, procurador o apoderado.

9.       Comprobante de Pago.

Extranjeros

 

10.   Pasaporte vigente.

11.   Comprobante de pago.

12.   En el caso del menor de edad deberá presentarse uno de los padres, tutor, curador o apoderado, adjuntando la documentación que compruebe la calidad con la cual actúa, así como copia de su DUI o Pasaporte en caso de ser extranjero.

b) Personas Jurídicas:

1.      Llenar formulario F-210 en todas sus partes o en caso de comparecer personalmente el Representante Legal o Apoderado, el mismo le será completado por la persona que le atienda, a través de formulario automático.

2.      Presentar fotocopia legible y original (para confrontarse) o en su defecto entregar una fotocopia certificada de la Escritura de Constitución de la Sociedad inscrita en el Registro de Comercio.

3.      Comparecer personalmente el Representante Legal o Apoderado con DUI o pasaporte (en caso de ser extranjero), credencial vigente inscrita en el Registro de Comercio, o poder (especial, general, judicial o administrativo) en el que se señale el trámite específico a efectuar en el Ministerio de Hacienda e inscrito el referido documento en el Registro de Comercio a excepción del poder especial, toda la documentación relacionada deberá presentarse en original y fotocopia (para confrontarse) o en su defecto entregar una fotocopia certificada.

4.      En caso que no comparezca el representante legal o apoderado, estos deben firmar el formulario F-210 y anexar autorización autenticada donde se indique el número de folio del formulario antes referido, nombre y número de DUI de la persona que realizará el trámite y la gestión específica a realizar en el Ministerio de Hacienda, debiendo presentar original y fotocopia o fotocopia certificada de DUI o pasaporte (extranjeros), de Representante Legal, del Apoderado y de la persona autorizada para efectuar el trámite y documentos especificados en numerales 2 y 3.

5.      Presentar comprobante de pago de NIT.

INSCRIPCION EN ALCALDIA MUNICIPAL

La inscripción en la alcaldía municipal deberá hacer en el municipio (o ciudad) en
que la sociedad tenga su domicilio.

Requisitos

1. Presentar formulario de trámites empresariales.
2. Anexar copia de escritura de constitución autenticada.
3. Fotocopia autenticada de NIT de la Sociedad.
4. Fotocopia autenticada de credencial del Representante Legal o Apoderado, anexando DUI y NIT autenticados del Representante Legal.
5. Presentar balance General Inicial original, firmado y sellado por Contador Público autorizado.
6. Cancelar el 0.1% por el valor del capital social inicial. En el caso de sociedades que se constituyen con el monto de capital social mínimo (de USD 11,428.57), se cancelara USD 11.43

INSCRIPCIÓN EN ESTADÍSTICAS Y CENSOS.

Requisitos

1. Presentar formulario de Inscripción.
2. Presentar copia de Escritura de constitución.
3. Copia de NIT de la empresa.
4. Copia de balance general inicial si se hace en el mismo año. Si se escribe en un año diferente presentar Balance general al 31 de diciembre de año terminado.
5. Cancelar USD 5.00 sí es Balance Inicial o General con un capital hasta USD 11,428.57, con un capital mayor a USD 11,428.58, pero menor de USD 57,142.86 se cancelara un monto de USD 8.00; si el capital es mayor de USD 57,142.87, pero menor a USD 114,285.71 se cancela USD 10.00 Sí el capital es mayor de USD 114,285.71, pero menor de USD 228,571.43, se cancela USD 15.00 Sí el capital es mayor de de USD 228, 571.44, se cancelará USD 20.00.

INSCRIPCIÓN EN REGISTRO DE COMERCIO

1. Presentar escrito de inscripción, firmado por Representante Legal o apoderado.
2. Pagar derechos de inscripción y presentar recibo por USD 125.71
3. Presentar recibo de pago de los Derechos de Inscripción en Alcaldía Municipal del domicilio de la sociedad
4. Presentar solvencia de inscripción en Estadísticas y Censos.
5. Presentar balance general Inicial, firmado y sellado por Contador Público autorizado
6. Inscripción de balance inicial el costo de USD 17.14

TRAMITES A REALIZARSE CUANDO YA SE CUENTA CON EMPLEADOS.

a) INSCRIPCION EN EL ISSS

1. Presentar formulario de Inscripción (boleta) con todos los espacio llenos, firmada por Representante Legal o Apoderado.
2. Anexar copia autenticada por notario de escritura de constitución de la sociedad
3. Anexar copia autenticada de NIT
4. Presentar copia autenticada de Credencial o Poder de Representante Legal
5. Copia autenticada de DUI y NIT de representante legal.
6. Presentar nomina de empleados, mínimo 2 empleados
7. Presentar croquis de ubicación lugar de domicilio de la empresa.

b) INSCRIPCION EN Administradora de Fondos de Pensiones, AFP

1. Presentar escrito con todos los detalles de la empresa, enviarlos a la AFP de elección.
2. Enviar copia de NIT e IVA a la AFP seleccionada
3. Sí los empleados no están afiliados a ninguna AFP indicarles lo hagan a la AFP de su preferencia (AFP CONFIA o AFP CRECER)

PARTE CONTABLE AL INICIAR UNA SOCIEDAD.

1. Se necesita elaboración del Sistema Contable (Descripción del sistema contable, Catalogo de cuentas, y manual de aplicaciones). El cual lo tiene que autorizar un licenciado en contaduría pública debidamente autorizado por el Consejo de la profesión de la Contaduría de El Salvador.
2. Legalización de libros de contabilidad (libro diario, libro mayor, libro de estados financieros, libro de actas de junta general, libro de actas de junta directiva, libro de registro de accionistas, y libro de aumento y disminución de capital) libros que debe autorizar y foliar un licenciado en contaduría pública debidamente autorizado por el Consejo de la Profesión de la Contaduría de El Salvador.
3. Legalización de libros de IVA (Libro de Ventas a Contribuyentes, libro de ventas a consumidor, y libro de compras). El cual lo autoriza, foliando todas sus hojas, un licenciado en Contaduría Pública debidamente autorizado por el consejo de la Profesión de la Contaduría de El Salvador.
4. Enviar a solicitar al Ministerio de Hacienda, la autorización para elaborar la papelería fiscal (comprobantes de crédito fiscal, facturas de consumidor final, notas de remisión, notas de crédito, notas de debito y otros según la necesidad), debiendo firmar la solicitud el Representante Legal o el Apoderado, anexando copia autenticada de escritura de la sociedad, NIT e IVA, así como de su credencial o del Poder con que actúa.
5. Una vez gestionada la autorización por parte del Ministerio de Hacienda (según numeral anterior) entregar la autorización a una imprenta de las autorizadas por el Ministerio de Hacienda, para que elabore las facturas, comprobantes de crédito fiscal y demás documentos que el Ministerio de Hacienda haya autorizado, entregando a la imprenta, la resolución respectiva.

  

EN RESUMEN PARA QUE UNA EMPRESA FUNCIONE LEGALMENTE SE NECESITA QUE CUMPLA CON LOS SIGUIENTES REQUISITOS:

1. Tiene que estar inscrita en el Ministerio de Hacienda
2. Debe estar inscrita en la Alcaldía Municipal de municipio de su domicilio
3. Estar Inscrita en la Dirección General de Estadísticas y Censos
4. Debe inscribirse en el Registro de Comercio y obtener su Matrícula de Comercio
5. También estar inscrito en la ministerio que regule la el giro a lo que se dedicara la empresa
6. Se tiene que inscribir como patrono en el ISSS, y AFPS
7. Tiene que contar con sistema de contabilidad (Descripción del sistema contable, Catalogo de cuentas, y manual de aplicaciones)
8. Legalización de libros de contabilidad (libro diario, libro mayor, libro de estados financieros, libro de actas de junta general, libro de actas de junta directiva, libro de registro de accionistas, y libro de aumento y disminución de capital
9. Legalización de libros de IVA (Libro de Ventas a Contribuyentes, libro de ventas a consumidor, y libro de compras).
10. Enviar a elaborar la papelería fiscal (comprobantes de crédito fiscal, facturas de consumidor final, notas de remisión, notas de crédito, notos de debito y otros según la necesidad.

El valor de nuestros honorarios profesionales por los trámites y registros antes señalados es de entre USD 2,100.00 y USD 2,800.00; muchos de los registros y autorizaciones se hacen una sola vez en la vida o existencia de la sociedad.

La variación o rango de honorarios es en función de varias condiciones como por ejemplo: El municipio en que la sociedad fije su domicilio, la cantidad de hojas que el Contador Público debe autorizar en cada uno de los libros, la complejidad del Sistema Contable y su manual de aplicación, el monto del capital social de la sociedad.

Los gastos por pagos de impuestos, compra de libros, elaboración de facturas o comprobantes de crédito fiscal, se trasladaran con su soporte de pago, íntegramente al cliente, para su reintegro o para conciliar su cuenta.

SOCIEDADES EXTRANJERAS.

El Código de Comercio Salvadoreño en el Art. 358 establece las reglas básicas para una sociedad extranjera que desee establecerse en nuestro territorio.

¿COMO SE ESTABLECEN LAS EMPRESAS EXTRANJERAS EN EL SALVADOR?

Si una empresa extranjera desea posicionarse en el mercado salvadoreño y establecerse en el país, debe registrarse  como una sucursal de dicha empresa, ahora bien si vienen personas extranjeras a El Salvador a y crean una empresa con socios extranjeros y salvadoreños, esa entidad será una sociedad salvadoreña, por ser constituida en El Salvador de acuerdo a leyes salvadoreñas.

Las sucursales de empresas que ya están constituidas en otro país son organizadas de acuerdo a leyes de su propio país.

Inscripción de Sucursales Extranjeras en El Salvador

Requisitos

a.       Estatutos que comprueben que la sociedad está legalmente constituida, de acuerdo con las leyes del país en que se hubiera organizado, autenticados por consulado salvadoreño o apostillado.

b.      Documentación probatoria de que la decisión de fijar domicilio en El Salvador o de operar en el país, ha sido válidamente adoptada de conformidad a sus estatutos (Ejemplo: Acta de Junta General de Accionistas, donde conste el acuerdo de operar o de abrir una sucursal en El Salvador)

c.       Poder con que actuará el representante de la sociedad extranjera, el cual señalará las facultades de éste en forma amplia, clara y precisa. El poder deberá ser para representar legalmente a la sucursal de la empresa en El Salvador. Dicho Poder debe estar autenticado por consulado salvadoreño o apostillado; y deberá inscribirse en el Registro de Comercio, previamente a la inscripción de la sucursal.

d.      El apoderado deberá residir permanentemente en El Salvador

e.       El capital social suficiente para realizar sus actividades sociales, el cual no podrá ser menor que el mínimo señalado en la ley para las sociedades mercantiles salvadoreñas ($11, 428.57), cuyo ingreso se comprobará con el Registro de Inversión Extranjera, que para tal efecto lleva el Ministerio de Economía.

f.       Balance inicial certificado por Contador Público autorizado en el país (Auditado Externamente), de la sociedad extranjera o de la sucursal que se pretende, en el cual se refleje su capital social; el cual deberá inscribirse en el Registro de Comercio, previamente a la inscripción de la sucursal.

g.      Especificar la actividad económica de la sociedad extranjera exposición de la naturaleza, valor, procedencia, destino y fecha de ingreso de la inversión.

h.      Original y copia de constancia bancaria por transferencia de divisas o declaración de ingreso de divisas, conteniendo: fecha de ingreso, nombre del inversionista extranjero, destino y tipo de cambio, firma y sello de la institución correspondiente (la constancia debe ser de fecha previa al acto o contrato.

REGISTRO DE ORGANIZACIONES Y FUNDACIONES SIN FINES DE LUCRO (ONG`s).

Definición:

Son organizaciones que no pertenecen al gobierno o que no han sido establecidas como resultado de un acuerdo entre el gobierno, dedicadas especialmente al diseño y estudio de programas y proyectos de desarrollo, dirigidos a sectores populares de países subdesarrollados con fines sociales y económicos.

Requisitos

1.       Constituir los Estatutos que regirán la Asociación.

2.       Ya aprobados se procederá a otorgar la escritura de Constitución.

3.       Elaborar nómina de miembros que integran la entidad.

4.       Elegir la primera Junta Directiva, de acuerdo como se establezca en los Estatutos.

5.       Preparar Libros contables, libros de registro de actas y de miembros, estos se deberán presentar al Registro, para que sean legalizados junto con la escritura de constitución de asociación.

Para su inscripción en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro se deberá cumplir con los requisitos siguientes:

a) Solicitud dirigida a Ministerio de Gobernación (la cual será firmada por el presidente de la Asociación),

b) Dos testimonios de Escritura Matriz de Constitución de la Asociación o Fundación de que se trate, en que consten además, la aprobación  de  los Estatutos, la elección de la primera Junta Directiva u organismo directivo de la misma, acompañada de tres copias.

c) Tres copias de los Estatutos con separación de artículos.

d) Constancia de Nómina de personas que integran la entidad, consignando su nacionalidad y el documento de identificación de cada uno.

e) Certificación del Acta de Elección de los miembros de la Junta Directiva. 

f)  Los libros en los cuales se asentarán las Actas de Asamblea General de la Junta Directiva y el Registro de Miembros, y libros contables.

COMENTARIOS.

Es importante que el lector sepa que los trámites presentados en el presente material, no constituyen una totalidad, sin embargo se ha tratado de dar a conocer los más importantes y sobresalientes. Los tramites anuales en las diferentes entidades de gobierno, las encontrara en el material “Trámites y Actualizaciones anuales de una sociedad en las entidades de Gobierno en El Salvador”